Bahasa Inggris untuk Rapat Online dengan Tim Luar Negeri

Anda bisa membaca dokumen berbahasa Inggris dengan lancar, tapi begitu rapat online dimulai, semua orang bicara cepat dan Anda baru selesai mencerna kalimat pertama. Ini pengalaman umum bagi profesional dan freelancer yang bekerja dengan tim luar negeri. Bahasa Inggris untuk meeting memang terasa lebih sulit daripada membaca atau menulis, karena Anda harus mengerti dan menjawab dalam waktu nyata.

Artikel ini membahas rapat online bahasa Inggris langkah demi langkah: sebelum rapat, saat membuka, saat memahami lawan bicara, saat bicara, dan saat menutup. Setiap bagian berisi frasa meeting bahasa Inggris yang pendek dan siap dipakai, lengkap dengan fungsinya.

Sebelum rapat: dua kalimat yang sudah siap

Persiapan terbaik untuk rapat bukan menghafal kosakata baru, tapi tahu apa yang akan dibahas. Lima menit sebelum rapat:

1. Baca agenda. Kalau tidak ada agenda, tanyakan lewat chat atau email: "Could you share the agenda before the call?"
2. Tandai bagian Anda. Cari topik yang menyangkut pekerjaan Anda. Di situlah Anda hampir pasti diminta bicara.
3. Tulis dua kalimat. Satu untuk update Anda, satu untuk pertanyaan atau kendala.
4. Ucapkan keras-keras sekali. Mulut perlu terbiasa, bukan hanya kepala.

Contoh dua kalimat untuk update pekerjaan:

I finished the login page yesterday.

I need feedback on the design before I continue.

Dua kalimat ini cukup untuk membuat Anda terdengar hadir dan siap. Kalau rapatnya tentang wawancara kerja, setup teknisnya bisa Anda cek di setup Zoom dan Meet untuk wawancara online; untuk rapat kerja, prinsipnya sama.

Mulai kecil: sapaan dan cek audio

Banyak orang menunggu sampai merasa "cukup siap" baru bicara, lalu rapat sudah selesai. Cara yang lebih mudah: bicara satu kalimat pendek di awal. Setelah itu, bicara berikutnya terasa lebih ringan.

Hi everyone, good morning.

Untuk menyapa saat bergabung.

Can you hear me okay?

Untuk memastikan audio Anda terdengar.

I'm having trouble with my audio. Let me rejoin.

Untuk masalah teknis, dan ini hal biasa di rapat online.

Thanks for having me.

Untuk rapat pertama dengan tim atau klien baru.

Sapaan sederhana seperti ini juga memberi Anda waktu menyesuaikan telinga dengan aksen dan kecepatan bicara peserta lain.

Memahami lawan bicara yang bicara cepat

Ini bagian yang paling sering membuat orang tegang. Kabar baiknya: meminta ulang adalah hal normal di rapat internasional, termasuk bagi penutur asli. Kuncinya adalah meminta dengan kalimat yang jelas, bukan diam lalu mengangguk.

Sorry, could you repeat that?

Untuk meminta pengulangan.

Could you speak a little slower, please?

Untuk meminta pembicara melambat.

I missed the last part. What was the deadline?

Untuk meminta bagian tertentu, lebih berguna daripada "repeat" saja.

Let me check I understood. You want the report by Friday?

Untuk mengonfirmasi apa yang Anda dengar. Ini kebiasaan terbaik di rapat: ulangi dengan kata-kata Anda sendiri.

Could you type that in the chat?

Untuk angka, nama, atau tanggal yang sulit ditangkap lewat telinga.

Jika Anda tidak paham inti pertanyaannya, bukan hanya kata-katanya, lihat juga frasa saat tidak mengerti pertanyaan. Frasa di sana dibuat untuk wawancara, tapi bisa dipakai di rapat biasa.

Bicara dengan kalimat pendek

Di rapat, pendengar tidak bisa membaca ulang. Kalimat pendek lebih mudah diikuti, lebih mudah Anda susun, dan lebih kecil risikonya salah tata bahasa. Satu ide per kalimat sudah cukup.

Bandingkan:

I think maybe we could consider moving the launch because the testing is not finished yet and there are some bugs.

The testing is not finished. There are still some bugs. I suggest we move the launch.

Versi kedua lebih jelas dan lebih mudah diucapkan. Latihan lebih lengkap ada di kalimat pendek, jawaban lebih jelas.

Beberapa kalimat yang berguna saat Anda ingin ikut bicara:

Can I add something?

Untuk masuk ke percakapan dengan sopan.

I have a quick update on my part.

Untuk memberi laporan pekerjaan.

I agree with that. One thing to add: we need a test date.

Untuk setuju sambil menambah satu poin.

I see it a little differently.

Untuk tidak setuju dengan halus.

Can I take a moment to think about that?

Untuk memberi diri Anda beberapa detik sebelum menjawab. Frasa lain ada di frasa untuk minta waktu berpikir.

Bertanya untuk memperjelas

Rapat sering berakhir dengan peserta yang merasa sudah paham, padahal tidak. Bertanya di tengah rapat jauh lebih murah daripada mengerjakan hal yang salah selama seminggu.

What does that mean for my task?

Untuk mengetahui dampak keputusan pada pekerjaan Anda.

Who is responsible for this part?

Untuk memperjelas pemilik tugas.

When do you need this by?

Untuk menanyakan tenggat.

Can you give me an example?

Untuk istilah atau permintaan yang masih kabur.

Kalau tim memakai istilah internal yang tidak Anda kenal, tanyakan sekali saja: "What does that term mean here?" Tim yang baik justru senang dengan pertanyaan seperti ini.

Menutup dengan action items

Bagian ini sering dilewatkan, padahal paling melindungi Anda. Sebelum rapat selesai, rangkum tugas Anda sendiri dengan kalimat pendek.

Just to confirm, I will send the draft by Wednesday.

Untuk mengunci tugas dan tenggat.

Who will send the meeting notes?

Untuk memastikan ada catatan rapat.

I'll follow up by email today.

Untuk berjanji menindaklanjuti. Pastikan Anda memang akan melakukannya.

Thanks, everyone. Have a good day.

Untuk menutup dengan sopan.

Setelah rapat, kirim pesan singkat berisi tugas Anda. Menulis lebih mudah daripada bicara, dan pesan itu menjadi bukti kesepakatan.

Kesalahan yang sering terjadi

• Diam sepanjang rapat. Satu kalimat di awal jauh lebih baik daripada nol. Orang lain tidak tahu Anda paham kalau Anda tidak pernah bicara.
• Mengangguk padahal tidak paham. Akibatnya baru terasa setelah rapat. Lebih baik bilang "Sorry, could you repeat that?"
• Menyusun kalimat panjang yang sempurna. Kalimat panjang membuat Anda tersendat. Pecah menjadi dua atau tiga kalimat pendek.
• Meminta maaf berlebihan karena bahasa Inggris. Cukup satu "Sorry, one more time?" Tidak perlu penjelasan panjang.
• Tidak menyebut tugas di akhir. Tanpa konfirmasi, tenggat bisa dipahami berbeda oleh tiap orang.
• Baru berlatih saat rapat. Ucapkan kalimat Anda dulu secara mandiri. Panduannya ada di latihan speaking mandiri.

Ringkasan

Rapat online bahasa Inggris terasa berat karena Anda harus mengerti dan menjawab sekaligus. Kurangi bebannya dengan persiapan kecil: baca agenda, siapkan dua kalimat, hafal beberapa frasa untuk minta ulang. Mulai dengan sapaan, konfirmasi apa yang Anda dengar, bicara dengan kalimat pendek, bertanya saat ragu, lalu tutup dengan menyebut tugas Anda. Kemampuan ini bisa dilatih, dan setiap rapat adalah latihan.

Repartee adalah aplikasi desktop Windows dengan mode Rapat yang mendengarkan audio rapat, menampilkan transkrip beserta terjemahan Indonesia dan inti pertanyaannya, lalu menyusun naskah balasan Inggris pendek. Naskah itu hanya berdasarkan catatan rapat dan profil Anda sendiri, tidak pernah mengarang pengalaman, dan Anda tetap bicara dengan kata-kata Anda.